Secretario-administrador
Cargos de la comunidad de propietarios. El secretario custodia la documentación y levanta y conserva las actas; el administrador gestiona el día a día (cobros, pagos, presupuestos, atender el edificio). Ambas funciones pueden recaer en el presidente, en otro propietario o, lo más habitual, contratarse a un administrador de fincas profesional, en cuyo caso suele acumular las dos.
Qué es Secretario-administrador
En la propiedad horizontal, además del presidente (y, en su caso, vicepresidentes), existen los cargos de secretario y de administrador. El secretario se ocupa de la fe de los acuerdos: redacta las actas de las juntas, las firma junto al presidente, las conserva y expide certificaciones. El administrador se encarga de la gestión: preparar el presupuesto, llevar las cuentas, cobrar las cuotas, ordenar los pagos, contratar y supervisar servicios, atender las incidencias del edificio y ejecutar los acuerdos. La ley permite que ambos cargos los desempeñe la misma persona y que esta sea un profesional ajeno a la comunidad.
Cómo funciona
La junta de propietarios designa estos cargos, normalmente en la junta ordinaria, por el plazo que se acuerde (por defecto, un año, renovable). Si se opta por un administrador de fincas colegiado, se firma un contrato de prestación de servicios y suele asumir también la secretaría ("secretario-administrador"). Estos cargos responden ante la comunidad de su gestión y pueden ser removidos por la junta antes de que termine su mandato si hay causa.
Por qué es importante
Un buen secretario-administrador hace que la comunidad funcione: cuentas claras, actas correctas, pagos al día, incidencias atendidas. Para el propietario, saber quién ocupa el cargo y cómo contactarlo es básico para cualquier gestión. Información general; los detalles concretos los marcan los estatutos y la ley.
Datos prácticos
- La figura del "secretario-administrador" es simplemente la acumulación de los dos cargos en una sola persona, algo muy frecuente cuando se contrata a un profesional.
- El administrador no tiene por qué ser propietario del edificio: puede ser un administrador de fincas externo contratado por la comunidad.
- Aunque haya un administrador profesional, las decisiones siguen correspondiendo a la junta de propietarios: el administrador ejecuta y gestiona, no gobierna.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio contratar un administrador de fincas?
No. Las funciones de administrador (y de secretario) pueden recaer en el presidente o en otro propietario. Contratar a un administrador de fincas profesional es muy habitual, sobre todo en comunidades grandes, pero es una decisión de la junta.
¿Qué diferencia hay entre secretario y administrador?
El secretario se ocupa de las actas y la documentación de la comunidad; el administrador gestiona el día a día (cuentas, cobros, pagos, servicios, incidencias). A menudo los dos cargos los ejerce la misma persona.
¿Se puede cambiar al administrador antes de que acabe su mandato?
Sí. La junta de propietarios puede acordar su cese y nombrar a otro si concurre causa para ello, respetando el contrato suscrito y los plazos y mayorías que correspondan.